Félagakerfi Rótarý (hér eftir nefnt „Polaris“) er gefið út af:
Media Association of Rotary Switzerland-Liechtenstein ( hér eftir nefnt the « MAR »)c/o Juris Treuhand AGIndustriestrasse 476304 ZugSWITZERLAND+41 (0)43 299 66 25info@rotary.ch
Í þessum skilmálum og skilyrðum er átt við:
« Rotary International »: Heimssamtök Rótarý sem veitir rótarýumdæmum og klúbbum stuðning við starf sitt;
„Rótarý“: Rótarýeiningar innan umdæmis sem nota Polaris (hér eftir nefnt „Rótarý“ og „við“);
„Notandi“: Sérhver félagi (þ.m.t., ef við á, tilvonandi félagi eða aðrir gestir) rótarýklúbbs sem skráður er í Polaris og hafa því afnotarétt;
„Persónuupplýsingar“: allar upplýsingar sem tengjast beint eða óbeint auðkenndum eða auðkennanlegum einstaklingi;
Notkun þjónustu okkar fylgja alltaf þau réttindi og skyldur sem getið er um í þessum skilmálum og skilyrðum (hér eftir nefndir „skilmálar“). Tilvísunin í þessa skilmála felur óbeint í sér tilvísun í persónuverndarstefnuna. Engar undanþágur frá þessum skilmálum eru leyfðar. Aðeins er heimilt að víkja frá þessum almennu skilmálum ef samið er um gagnkvæmt og slík frávik eru skráð skriflega. Þessi sérákvæði gilda aðeins um þann hluta sem þau víkja frá. Önnur ákvæði skilmálanna gilda í öllum tilvikum.
Þessir skilmálar gilda bæði um Rótarý og notandann. Þú ert talinn notandi frá því augnabliki sem þú notar þjónustuna, hvort sem þú hefur skráð þig áður eða ekki. Með því einfaldlega að nota þjónustuna er litið svo á að þú hafir viðurkennt og samþykkt sérstaklega beitingu þessara skilmála. Svo vertu viss um að hafa lesið og skilið alla skilmálana.
Rótarý áskilur sér rétt til að breyta þessum skilmálum hvenær sem er. Notandinn verður alltaf upplýstur um allar breytingar.
Með Polaris vill Rótarý innleiða öfluga tölvuvæðingu á stjórnun meðlima rótarýklúbba og umdæma með því að nota Polaris og efla upplýsingagjöf félagsmanna. MAR ber ábyrgð á þróun og rekstri þessa hugbúnaðar.
Polaris gegnir fyrst og fremst mikilvægu hlutverki í skipulagningu klúbba og umdæma með ýmsum aðgerðum eins og viðburðadagatali, fundarstjórnunarkerfi, skjalastjórnunarkerfi fyrir fundarskýrslur o.fl. Polaris býður því upp á efnisstjórnunarkerfi (CMS), eins konar sýndarvinnusvæði sem gerir notendum kleift að bæta við efni, breyta því eða jafnvel eyða því.
Að auki þjónar Polaris sem brú á milli klúbba og umdæma á staðnum annars vegar og landssamtaka Rótarý hins vegar. Vettvangurinn gerir þér kleift að hafa umsjón með félagaskránni, sem er aðgengileg viðurkenndum meðlimum eins og rótarýfélögum. Þessi félagaskrá tryggir skilvirk samskipti á milli meðlima og á milli meðlima og klúbba þeirra, umdæma eða Alþjóða Rótarýhreyfingarinnar. Þú finnur allar upplýsingar um söfnun persónuupplýsinga þinna í persónuverndarstefnu okkar.
Þetta félagakerfi gerir Rótarý kleift að sinna verkefnum sínum á skilvirkari hátt. Rótarý mun síðan nota vettvanginn fyrir útsendingar á almennum skilaboðum og möppunni. Rótarý mun ekki takmarkast við ofangreindar aðgerðir, en mun aðeins nota gagnagrunninn fyrir þau verkefni sem honum eru ætlað.
Að lokum þjónar Polaris serves as a bridge between local clubs and districts on the one hand and Rotary International on the other. Club affiliation to Rotary International involves data exchange with Rotary International.
The aforementioned Polaris sem brú milli staðbundinna klúbba og umdæma annars vegar og Rotary International hins vegar. Klúbbaðild að Rotary International felur í sér gagnaskipti við Rotary International.
3.1 Aðgangur og innskráning
Aðgangur að Polaris kerfinu er að hluta til opinn öllum notendum. Innskráning til dæmis veitir aðgang að gögnum meðlima er takmörkuð við áður skráða notendur. Allir meðlimir rótarýklúbbs eiga í grundvallaratriðum rétt á að skrá sig inn í Polaris.
Innkráning í kerfið felur í sér að búa til einstakt og persónulegt notendasnið. Hver Rótarýklúbbur skipar mann sem ber ábyrgð á aðgangi að og skráningu meðlima sinna á Polaris. Þessi aðili ber ábyrgð á að úthluta nauðsynlegum gögnum fyrir tenginguna, þ.e. notendanafni, netfangi og lykilorði.
Notkunarrétturinn er veittur á óframseljanlegan hátt til hvers skráðs notanda.
Að jafnaði er þessi afnotaréttur veittur meðan á aðild að Rótarý stendur.
Afnotarétturinn fellur sjálfkrafa úr gildi við uppsögn aðild að rótarýklúbbi. Að auki getur notkunarréttinum hvenær sem er, og þrátt fyrir áframhaldandi tengsl við Rótarý, verið rift tímabundið eða varanlega þegar notandi brýtur gegn almennum skilyrðum þessum, öðrum skilyrðum sem sérstaklega er kveðið á um, gildandi laga og/eða þrátt fyrir góða trú sem vænst er af hverjum notanda. Þessi uppsögn getur átt sér stað án fyrirvara. Að lokum getur Rótarý hvenær sem er ákveðið einhliða að slökkva tímabundið á afnotaréttinum, takmarka hann eða hætta með ef nauðsyn krefur, til að tryggja rétta virkni og öryggi Polaris, Þessi einhliða uppsögn gefur aldrei tilefni til neinna bóta.
Sérhver notendaprófíll er alltaf algjörlega einka og leynilegur. Í öllum tilvikum er bannað að skrá sig inn á eða deila notandasniði annars notanda. Notandinn getur ekki flutt notandaprófílinn sinn til þriðja aðila. Að auki þurfa allir notendur að halda trúnaði um notandaprófílinn sinn, til dæmis með því að velja lykilorð. Notendum er bent á að sýna tilhlýðilega aðgát í öllum aðstæðum þar sem aðgangsgögn þeirra eru eða kunna að verða birt þriðja aðila. Sérhver notandi sem sér brotið á trúnaði á prófílnum sínum er skylt að láta Rótarý vita svo að viðeigandi ráðstafanir til úrbóta verði gerðar.
Við leggjum mikla áherslu á skynsemi notenda okkar, sérstaklega ungum notendum. Þess vegna teljum við að þú þurfir að hafa náð fimmtán (15) ára lágmarksaldri til að mega nota þjónustuna.
3.2 Notendaprófíll
Helsta forsenda nýtingarréttar er gerð notendaprófíls. Þessi notendaprófíll inniheldur í meginatriðum allar nauðsynlegar tengiliðaupplýsingar fyrir notendur, en Rótarý, notandinn sjálfur eða þriðji aðili geta bætt þeim við. Hvað varðar vinnslu persónuupplýsinga vísum við til persónuverndarstefnu okkar.
Sérhver notandi lýsir því yfir að hann hafi gert sér grein fyrir því að Polaris notar grunnsýnileika notendaprófíls síns og viðbótarupplýsingar gagnvart öðrum notendum. Notandinn er sjálfur aðalega ábyrgur fyrir hvers kyns viðbótum, breytingum, leiðréttingum, eyðingu o.s.frv. á gögnum hans. Öll viðbót við efni í kerfinu er á áhættu notandans. Sérhver notandi er ábyrgur fyrir heilleika, nákvæmni og sannleiksgildi upplýsinganna sem sendar eru í kerfinu. Rótarý þarf ekki að sannreyna upplýsingar í þessu sambandi.
Sérhver notandi hefur því nauðsynleg úrræði til að gera breytingar til að koma í veg fyrir miðlun óviðeigandi gagna. Ef þessi möguleiki reynist ófullnægjandi getur notandinn einnig takmarkað sýnileika gagna sinna að hluta með því að gera breytingar á persónuverndarstillingunum þegar hann hefur verið tengdur. Að lokum hefur Rótarý gert nauðsynlegar ráðstafanir til að tryggja, ef nauðsyn krefur, aðgang að ákveðnum síðum vettvangsins fyrir notendur sem hafa til þess fengið sérstök réttindi.
Að lokum er notandinn einn ábyrgur fyrir öllu efni sem veitt er í kerfinu, þar með talið nákvæmni, heilleika, eignarhald og viðhald gagna. Hins vegar áskilur Rótarý sér rétt til að fjarlægja hvers kyns óviðeigandi efni úr kerfinu og út frá þessu sjónarhorni beita víðtæku geðþóttavaldi í ljósi markmiða Polaris. Ef notandi veitir öðrum notendum beinlínis leyfi til að skoða allt innihald prófílsins síns, ber Rotary ekki ábyrgð á gjörðum slíkra notenda.
Sérhver notandi skuldbindur sig til að nota Polaris eingöngu innan ramma markmiða þessa kerfis, eins og þau eru skilgreind í þessum almennu skilmálum. Notandinn samþykkir að nota aðeins í góðri trú þann rétt sem honum er veittur. Þar af leiðandi mun hann ekki geta notað notandaprófílinn sinn fyrir ólögmætar athafnir, þar með talin brot.
Notendur verða að forðast hvers kyns athafnir sem geta hindrað almennan aðgang að pallinum og skerða áreiðanleika og öryggi pallsins. Notandinn samþykkir að framkvæma enga meðferð sem gæti lagt óhóflega byrði á innviði Polaris vettvangsins.
Notandinn ber einn ábyrgð á vírusum eða skaðlegum skrám sem hann bætir við Polaris kerfið. Öll brot á þessu ákvæði skulu tilkynnt til Rótarý.
Sérhver notandi er persónulega ábyrgur fyrir hvers kyns efni sem hann bætir við Polaris. Þess vegna verður notandinn að tryggja að þetta efni sé ekki andstætt almennar reglur eða siðferði, gildandi löggjöf, réttindum þriðja aðila og annarra notenda, „reglum um eðlilega hegðun“ og feli ekki í sér brot á hugverkarétti. þriðja aðila. Venjulegar hegðunarreglur fela í sér að forðast villandi, illgjarna eða hegðun sem felur í sér mismunun. Að sama skapi þarf Rótarý ekki að sannreyna upplýsingarnar í þessu sambandi fyrirfram.
Notendur þurfa einnig að virða réttindi annarra notenda. Það er bannað hverjum notanda að safna efni eða upplýsingum annarra notenda kerfisbundið eða mikið. Sérhver notandi verður einnig að forðast óleyfilegar auglýsingar og hvers kyns ólöglega eða óleyfilega markaðssetningu á Polaris.
Notandinn verður að halda sig frá hvers kyns athöfnum sem stangast á við þessa skilmála og skilmála eða frá notkun Polaris í góðri trú. Rotary mun á engan hátt bera ábyrgð á slíkum aðgerðum og tjóni sem það kann að valda þriðja aðila eða öðrum notendum.
Hvers konar ólögmæt hegðun veldur refsiaðgerðum gegn notandanum. Rótarý áskilur sér víðtækt svigrúm til að grípa til sanngjarnra ráðstafana, þar á meðal möguleikann á að segja upp notkunarrétti sem notanda er veittur tafarlaust og án frekari formkrafna. Að auki getur Rótarý gripið til þeirra (auka) réttaraðgerða sem nauðsynlegar eru til að fá skaðabætur fyrir skaðann.
Rótarý hefur skuldbundið sig til að gera allar nauðsynlegar tæknilegar og lagalegar ráðstafanir til að tryggja rétta virkni og öryggi vettvangsins. Rótarý sýnir raunhæfa afstöðu til kerfisins og tekur hér með skýrt fram að ekki sé hægt að efast um ábyrgð þess í eftirfarandi tilvikum. Polaris er aðgengilegt „eins og það er“. Allir notendur eru meðvitaðir um að þeir nota pallinn á eigin ábyrgð.
Rótarý getur því ekki ábyrgst að vettvangur þess verði aðgengilegur hvenær sem er, né að nein truflun eða truflun á þjónustunni verði. Ef nauðsyn krefur mun Rótarý leysa vandamálið eins fljótt og auðið er. Rótarý getur því ekki borið ábyrgð á hvers kyns beinum eða óbeinum skemmdum sem hlýst af slíkum truflunum eða truflunum.
Rótarý getur ekki borið ábyrgð á gjörðum notenda og þriðja aðila, hvort sem notkun vettvangsins er ólögleg og/eða móðgandi eða ekki. Þrátt fyrir allar skynsamlegar varúðarráðstafanir er ekki óhugsandi að gögn notenda geti orðið fyrir tapi, þjófnaði, óheimilum aðgangi, óheimilum breytingum eða öðrum skaðlegum athöfnum. Rótarý getur ekki verið gert ábyrgt fyrir slíku.
Vettvangurinn gæti innihaldið tengla á aðrar vefsíður sem reknar eru af þriðja aðila. Þessar vefsíður eru algjörlega óháðar Polaris og sú staðreynd að þessar síður eru nefndar þýðir ekki að Rótarý samþykki eða mæli með þeim. Vegna þess að Rótarý ræður ekki yfir neinu efni eða tækni á þessum vefsíðum, getur Rótarý ekki borið ábyrgð á neinu beinu eða óbeinu tjóni sem hlýst af notkun þessara ytri vefsíðna.
Rótarý getur ekki borið ábyrgð á efni sem notandi hefur hlaðið inn og/eða birt á Polaris.
Kostnaður fyrir notkun á kerfinur er innheimt af MAR frá Sviss til hinna ýmsu umdæma í samræmi við fjölda klúbba í umdæmi og verði eins pakka á klúbb á ári. Mismunandi er hvernig umdæmi innheimta klúbba eða félaga.
Greiðsla fer nú fram með millifærslu en gæti að lokum farið fram á vefsíðu Polaris.
Polaris inniheldur gögn og skrár frá Rótarý, notendum og þriðja aðila sem eru vernduð af viðeigandi löggjöf um hugverkaréttindi. Hugverkaréttur felur í sér höfundarrétt, vörumerkjarétt, hönnunarrétt, gagnabankalög og hvers kyns önnur (hugverka) réttindi sem eru í gildi.
Notkun Polaris felur ekki í sér framsal á umræddum hugverkaréttindum til notandans. Notkun verndaðra gagna og skráa er takmörkuð við almennan tilgang Polaris eins og lýst er í þessum skilmálum.
Notandinn sem bætir efni við Polaris lýsir því yfir að hann hafi nauðsynleg hugverkaréttindi eða heimild. Fyrir hvers kyns efni sem er háð hugverkaréttindum veitir notandinn Rótarý leyfi sem ekki er í einkarétti, framseljanlegt, þóknanalaust og um allan heim fyrir notkun þessa efnis í Polaris.
Þetta leyfi fellur ekki sjálfkrafa úr gildi þegar einstakur notkunarréttur rennur út, sem gefur til kynna að efnið sé í grundvallaratriðum sýnilegt af Rótarý og notendum. Rótarý skuldbindur sig til að segja þessu leyfi upp gegn skriflegri og persónulegri beiðni hvers fyrrverandi Polaris notanda. Þessi skuldbinding felur í sér að fjarlægja efni sem verður ekki lengur sýnilegt af öðrum notendum.
Sérhver notandi skal forðast hvers kyns brot á þessum hugverkaréttindum, nema í þeim tilvikum þar sem leyfi hefur verið veitt. Í öllum tilvikum verður notandinn að láta ummælin og/eða tilkynningarnar sem varða hugverkaréttindin óskert.
8.1 Almennt
Persónuupplýsingunum sem notandinn gefur upp er safnað og unnið af Rótarý. Rótarý fullvissar notendur sína um að það leggi mikla áherslu á verndun friðhelgis einkalífs þeirra og viðkvæmra eða óviðkvæmra persónuupplýsinga þeirra og að það skuldbindur sig ávallt til að hafa skýr og gagnsæ samskipti um þetta atriði. Rótarý skuldbindur sig til að fara að gildandi lögum, einkum RGPD (almenn reglugerð um gagnavernd). Þú finnur frekari upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga þinna í persónuverndarstefnu okkar.
Rótarý vinnur persónuupplýsingar eins lengi og nauðsynlegt er til að framkvæma þjónustuna. Frá því augnabliki sem notandi ákveður að hætta að nota þjónustuna, verður Rótarý að hætta allri vinnslu persónuupplýsinga, að öðru leyti en nauðsynlegt er til að eyða eða skila gögnum til notkunar.
Hvenær sem því verður við komið skal Rótarý aðstoða notandann við að uppfylla skyldu sína til að bregðast við beiðnum um nýtingu réttinda skráðra einstaklinga: réttur til aðgangs, leiðréttingar, eyðingar og andmæla, réttur til takmörkunar á vinnslu, réttur til að flytja gögn, réttur til verða ekki að vera viðfangsefni einstakrar sjálfvirkrar ákvörðunar (þar með talið prófílgreiningu). Rotary International (RI) geymir nokkur gögn frá látnum eða fráfarandi Rótarýfélaga eins og nafn hans, fæðingardag hans sem upplýsingar um meðlimi.
Rotary hefur heimild til að gera eitt eða fleiri afrit og/eða öryggisafrit af persónuupplýsingum. Umræddar persónuupplýsingar njóta sömu verndar og upprunalegu persónuupplýsingarnar.
Rotary heldur skrá yfir vinnsluaðgerðir sem gerðar eru fyrir notandann. Þessi skrá getur verið á rafrænu formi. Hún skal innihalda allar þær upplýsingar sem um getur í grein 30.2. almennu persónuverndarreglugerðarinnar.
Rótarý ábyrgist að starfsfólk þess hafi takmarkaðan aðgang að persónuupplýsingum og aðeins að því marki sem slíkur aðgangur er nauðsynlegur til að framkvæma þjónustuvinnslur. Starfsfólk Rótarý er einnig bundið þagnarskyldu um vinnslu persónuupplýsinga. Rótarý hefur skuldbundið sig til að upplýsa starfsfólk sitt um persónuverndarlöggjöf og samningsákvæði.
8.2 Trúnaður
Samkvæmt almennu persónuverndarreglugerðinni ber Rótarý að virða þagnarskyldu um persónuupplýsingar sem unnið er með í tengslum við þjónustuna. Þessi þagnarskylda gildir jafnt um starfsmenn Rótarý og alla framtíðarundirverktaka og þeirra eigin starfsmenn.
Þessi þagnarskylda tekur gildi um leið og geymsla á afritum notanda af gögnum hjá Rótarý er tekin í notkun.
Þessi þagnarskylda á ekki við þegar Rótarý er skylt að miðla persónuupplýsingum til eftirlitsyfirvalds, í krafti lagaákvæðis eða dómsúrskurðar, þegar upplýsingarnar eru þegar þekktar almenningi eða þar sem miðlun persónuupplýsinga hefur verið heimiluð af notandanum..
8.3 Öryggisráðstafanir
Samkvæmt almennu persónuverndarreglugerðinni skuldbindur Rótarý sig til að innleiða tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir (hér eftir „öryggisráðstafanirnar“) til að vernda persónuupplýsingar gegn eyðileggingu, annaðhvort fyrir slysni, hvort sem er ólöglega, gegn tapi, svikum, dreifingu eða óheimilum aðgangi eða gegn öðrum form ólögmætrar vinnslu eða notkunar.
Þessar öryggisráðstafanir tryggja öryggisstig sem er lagað að áhættunni sem meðferðin hefur í för með sér. Við ákvörðun á viðeigandi öryggisráðstöfunum skulu aðilar taka mið af nýjustu tækni, kostnaði við framkvæmd og eðli, umfangi, samhengi og tilgangi vinnslunnar sem og áhættu sem steðjar að réttindum og frelsi hlutaðeigandi einstaklinga.
Rótarý leitast við að gera allt sem sanngjarnt er til að tryggja að vinnslukerfi þeirra og þjónusta uppfylli kröfur um áframhaldandi trúnað, heiðarleika, aðgengi og seiglu, að teknu tilliti til nýjustu tækni og kostnaðar við innleiðingu.
8.4 Tilkynning um öryggisbresti
Samkvæmt GDPR tilkynnir Rótarý notanda um hvers kyns brot á persónuupplýsingum eins fljótt og auðið er og eigi síðar en 24 klukkustundum eftir að hafa lesið þær. Þessari tilkynningu fylgja öll skjöl til að gera notandanum kleift, ef nauðsyn krefur, að tilkynna þetta brot til gagnaverndaryfirvalda og/eða hlutaðeigandi einstaklinga. Rótarý verður að koma eftirfarandi upplýsingum á framfæri við notandann: eðli gagnabrotsins, flokkun og áætlaðan fjölda einstaklinga sem verða fyrir brotinu, flokka og áætlaðan fjölda persónuupplýsinga sem um ræðir, líklegar afleiðingar gagnabrotsins og ráðstafanir sem gerðar eru til að ráða bót á gagnabrotinu eða til að draga úr neikvæðum afleiðingum.
Að beiðni notanda tilkynnir Rótarý um gagnabrot í nafni og fyrir hönd notanda til eftirlitsyfirvalda eins fljótt og auðið er og, ef mögulegt er, eigi síðar en 72 klukkustundum eftir að brotið hefur fundist, nema umrætt brot sé ekki líkleg til að skapa áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga.
Að beiðni notanda tilkynnir Rótrarý gagnabrotið í nafni og fyrir hönd notandans til hlutaðeigandi einstaklinga eins fljótt og auðið er þegar þetta brot er líklegt til að skapa mikla áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga.
Ákvörðun um hvort tilkynna skuli persónuverndaryfirvöldum og/eða skráðum einstaklingum um gagnabrot eða ekki er hjá notandanum.
8.5 Undirvinnsla
Rótarý þarf að tryggja að undirvinnsluaðili veiti sömu tryggingar fyrir framkvæmd viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana, þannig að vinnslan uppfylli kröfur almennu persónuverndarreglugerðarinnar, þar á meðal 32. grein GDPR .
Ef um óviðráðanlegar aðstæður er að ræða er Rótarý ekki skylt að virða skuldbindingar sínar við aðra aðila, þar á meðal notendur. „Force majeure“ merkir allar aðstæður sem Rótarý hefur ekki stjórn á sem kemur í veg fyrir að allar eða einhverjar skuldbindingar þess verði framfylgt í framtíðinni. Þessi undanþága frá efndum á skuldbindingum Rótarý gildir aðeins á tímabili „Force majeure“ .
Þessir almennu skilmálar eru eingöngu undir evrópskum lögum, þar sem Ísland er tilvísunin. Allur ágreiningur sem leiðir af samningsbundnum eða ósamningsbundnum skuldbindingum þessara almennu skilmála og skilmála verður lagður fyrir dómstóla Zürich-kantónunnar í Sviss.
Polaris TC-ICE-IS-1.1- May 2022
